Una base de datos confiable del presupuesto, ya es un gran paso logrado para la finalización de una obra exitosa.
No es una práctica recomendable actualizar la información de nuestra base de datos con información de terceros, como pueden ser las revistas con precios de materiales de construcción, o algún colega que nos proporcione su base de datos.
Lo más aconsejable es utilizar una fuente de datos de primera mano, por ejemplo nuestras compras y pagos de materiales. Para realizar una correcta recolección de datos, es necesario sistematizar los procesos de compras y guardar la información en una base de datos para que los ingenieros o arquitectos encargados del presupuesto y obras, la puedan utilizar sin problemas.
Es recomendable apuntar al siguiente diagrama:
1. Base de datos.
- Inicialmente con precios de mercado que podamos verificar con cada proveedor consultado (Cotizaciones).
- Conocer a los proveedores de los materiales, números de teléfono, email, especificaciones de sus materiales, formas de pago, etc.
2. Presupuestos de obras.
- Utilizamos los precios de esa base de datos depurada, asignamos los rendimientos y porcentajes de cálculo, y tendremos un presupuesto con precios de venta competitivos.
3. Facturas de compras.
- Primero, debemos almacenar las cabeceras de facturas de compras, como ser el proveedor, la fecha de compra y la forma de pago (Al contado o al crédito).
- En las líneas de cada factura, anotar cada insumo comprado con sus cantidades y precios unitarios. Esto nos va a servir para hacer un análisis comparativo, entre las cantidades del presupuesto, y las cantidades compradas de cada material.
4. Pago a proveedores
- Una vez validada la factura por el director de obra y el fiscal, el área de contabilidad dará curso al pago. Este pago es el mejor documento que tenemos como respaldo de los precios actuales de mercado.
- Tendremos la información de donde hemos comprado el material, la cantidad comprada, bonificaciones y especificaciones del material.
Terminado el proceso, podemos ver que es un ciclo que se retroalimenta y es información fundamental para que la empresa constructora sea competitiva en sus precios de ventas y sus rendimientos.
Fuente: Arq. Fernando V. Blanco Adrián.
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